Teilnehmerzertifikate automatisch erstellen. Per QR-Code prüfbar.

Die Zertifikate sind der Teil, der nach dem Kurs liegen bleibt: Vorlage öffnen, Namen einsetzen, Datum prüfen, drucken, eintüten, für jeden Teilnehmer einmal. Bei Tutorix entstehen sie in einem Durchgang für alle Teilnehmer, aus den Angaben, die die Teilnehmer selbst eingetragen haben.

Versand. Ein Klick nach dem Kursabschluss.

Nach dem Kursabschluss lösen Sie den Versand aus. Tutorix erstellt für jeden Teilnehmer das Zertifikat in Ihrem Design und stellt eine Mail mit genau diesem Zertifikat ein. Der Ansprechpartner der Einrichtung erhält zusätzlich die Sammelmappe.

Die Mails gehen standardmäßig erst nach 15 Minuten raus, bis dahin lässt sich der Versand zurückziehen. Je Empfänger ist einsehbar, ob die Mail versendet wurde oder fehlgeschlagen ist. Zertifikate verschickt Tutorix nie von sich aus, der Versand ist erst nach dem Kursabschluss möglich.

Gestaltung. Mit Logo und Unterschrift.

Das Aussehen legen Sie selbst im Designer fest: Briefkopf, Farben, Schrift und Texte. Logo und Unterschrift hinterlegen Sie einmal, danach erscheinen sie von selbst. Zertifikate und Anwesenheitslisten liegen als PDF im Format für die Langzeitarchivierung vor.

Prüfung. Jedes Zertifikat lässt sich nachprüfen.

Auf jedem Zertifikat steht ein QR-Code. Wer ihn scannt, sieht auf einer öffentlichen Prüfseite Name, Geburtsdatum, Kursdatum, Dauer und Kurstyp. Ein Arbeitgeber oder eine Förderstelle muss Ihnen also nicht glauben, sondern kann nachsehen.

• Gegen Fälschung gesichert. Die Angaben im QR-Code sind digital signiert, mit einem eigenen Schlüssel nur für Ihre Organisation. Er lässt sich im Ernstfall gezielt sperren.
• Änderungen fallen auf. Wer das Papier ändert, ändert die Signatur nicht mit. Die Prüfseite zeigt die geänderten Angaben dann nicht an.
• Ganz oder gar nicht. Geprüft wird der gesamte Satz an Angaben, nicht einzelne Felder daraus.
• Ohne Verzeichnis. Die Prüfseite rechnet nach, statt nachzuschlagen. Ein Verzeichnis ausgestellter Zertifikate gibt es nicht und braucht es auch nicht.

Löschen. Ohne den Nachweis zu verlieren.

Datenschutz und Nachweispflicht ziehen oft in verschiedene Richtungen: Wer eine Teilnahme später belegen können will, hebt Listen länger auf als nötig. Bei Tutorix entfällt diese Abwägung, weil die Prüfung nicht davon abhängt, dass die Daten noch da sind.

Ist die Löschfrist eines Kurses abgelaufen, werden seine Teilnehmerdaten gelöscht. Die Zertifikate bestätigt die Prüfseite trotzdem weiter, denn der QR-Code trägt die Angaben selbst. Die Prüfung selbst ist ebenfalls sparsam: Sie braucht keine Anmeldung, übernimmt die Angaben nicht in die Datenbank und führt kein Verzeichnis darüber, wer wann welches Zertifikat geprüft hat.

Paket. Ein ZIP je Kurs.

Anwesenheitsliste, alle Zertifikate und die Feedback-Auswertung liegen je Kurs als ZIP-Paket bereit. Das ist, was ein Auftraggeber üblicherweise sehen will, in einer Datei. Was auf ein Teilnehmerzertifikat gehört und worin es sich von einem Zeugnis unterscheidet, steht im Ratgeber Teilnehmerzertifikate ausstellen.

Ihre Teilnehmer erhalten das Papier als Teilnahmebescheinigung: So heißt es auf dem PDF und standardmäßig in der Mail an sie. Was darauf gehört, samt Mustertext, steht im Ratgeber Teilnahmebescheinigung erstellen.