Teilnehmerzertifikate ausstellen: Inhalt, Form und Nachprüfbarkeit

Teilnahmebescheinigung, Zertifikat, Zeugnis: Der Unterschied zählt

Die Wörter werden durcheinander benutzt, die Sache dahinter ist aber verschieden. Eine Teilnahmebescheinigung sagt: Diese Person war da. Ein Zeugnis sagt zusätzlich: Diese Person hat eine Prüfung abgelegt und dabei dieses Ergebnis erzielt. Der Begriff Zertifikat wird für beides verwendet.

Wer Anwesenheit bescheinigt, sollte nicht so formulieren, dass es nach Prüfungsergebnis klingt. Das ist eine häufige Unsauberkeit, und sie kann für den Aussteller unangenehm werden, wenn jemand das Papier ernst nimmt.

Einen Mustertext und die Fragen, die Sie vor dem ersten Kurs klären sollten, finden Sie im Ratgeber Teilnahmebescheinigung erstellen.

Was darauf gehört

• Die Person: Vor- und Nachname, üblicherweise das Geburtsdatum zur Unterscheidung von Namensgleichen.
• Die Maßnahme: Bezeichnung des Kurses und, wo es zählt, die Inhalte. „Erste Hilfe" ist kein Inhalt, sondern ein Titel.
• Der Umfang: Datum oder Zeitraum und die Dauer. Bei Fortbildungspflichten kommt es oft vor allem auf die Dauer an.
• Der Aussteller: Einrichtung, Ort, Datum der Ausstellung und eine Unterschrift.
• Ein Weg zur Nachprüfung: dazu gleich mehr.

Warum Nachprüfbarkeit das eigentliche Thema ist

Ein gedrucktes Zertifikat beweist wenig. Jeder mit einem Textprogramm kann ein ähnliches Papier herstellen, und wer es prüfen will, hat nur einen Weg: beim Aussteller anrufen. Das ist für alle Beteiligten mühsam und passiert deshalb selten, sodass Fälschungen leicht durchgehen.

Üblich ist ein QR-Code auf dem Dokument, der zu einer Prüfseite des Ausstellers führt. Dabei kommt es auf zwei Dinge an:

• Die Prüfadresse muss digital gesichert (signiert) sein. Sonst kann man sie sich ausdenken und auf das eigene Papier drucken.
• Die Prüfseite muss die Angaben selbst nennen, nicht nur „gültig" sagen. Sonst ändert jemand den Namen auf dem Papier, und die Seite bestätigt weiterhin die Gültigkeit.

Wichtig zur Einordnung: Eine solche Prüfung ist eine Echtheitsprüfung des Ausstellers. Sie ist etwas anderes als eine qualifizierte elektronische Signatur nach der eIDAS-Verordnung. Verlangt ein Adressat ausdrücklich eine qualifizierte Signatur, sollte man vorab klären, ob eine Prüfseite des Ausstellers genügt.

Aufbewahrung und Format

Zertifikate werden Jahre später hervorgeholt, oft von Menschen, die mit dem Aussteller nichts zu tun haben. Ein Format, das ohne Spezialsoftware lesbar bleibt, ist deshalb keine Feinheit: PDF, für die Archivierung PDF/A. Der Aussteller sollte seine eigene Kopie genauso lange finden können wie der Teilnehmer seine.

Wie es bei Tutorix aussieht

Die Zertifikate entstehen nach dem Kursabschluss in einem Durchgang in Ihrem eigenen Design, mit Ihrem Logo und Ihrer hinterlegten Unterschrift, und gehen per Mail an den jeweiligen Teilnehmer. Jedes trägt einen QR-Code zu einer öffentlichen Prüfseite, die Name, Geburtsdatum, Kursdatum, Dauer und Kurstyp nennt und nachrechnet. Signiert wird mit einem Schlüssel, der nur Ihrer Organisation gehört. Ausgegeben wird PDF im Format für die Langzeitarchivierung. Die Einzelheiten stehen auf der Seite zu den Teilnehmerzertifikaten.