Anwesenheitsliste digital führen: was hineingehört und was sie leisten muss

Anwesenheitslisten führt man selten aus Freude an der Dokumentation. Man führt sie, weil jemand sie später sehen will: ein Auftraggeber, eine Förderstelle, eine Kammer, die Berufsgenossenschaft oder die eigene Qualitätssicherung. Was die Liste leisten muss, hängt deshalb davon ab, wer sie verlangt. Das sollte man klären, bevor man das Format wählt.

Was auf die Liste gehört

Unabhängig vom Adressaten hat sich ein Kern eingebürgert:

• Der Kurs: Bezeichnung, Datum, Beginn und Ende, Ort und die durchführende Einrichtung.
• Die Leitung: wer unterrichtet hat.
• Die Teilnehmer: Vor- und Nachname, in der Regel das Geburtsdatum. Es unterscheidet zwei Personen gleichen Namens.
• Die Bestätigung: die Unterschrift des Teilnehmers, nachvollziehbar zu seinem Eintrag gehörend.

Alles Weitere ist Zusatz. Was nicht gebraucht wird, sollte auch nicht erhoben werden. Eine Anschrift oder ein Geburtsort sind schnell hinzugefügt und müssen danach lange aufbewahrt und geschützt werden.

Die Unterschrift ist der schwierige Teil

Auf Papier steht die Unterschrift neben dem Namen, und beides ist dieselbe Sache. Digital muss diese Verbindung ausdrücklich hergestellt werden. Sonst hat man eine Liste von Namen und getrennt davon ein paar Bilddateien.

Fragen Sie deshalb bei jedem System nach:

• Wird die Unterschrift am Gerät des Teilnehmers erfasst, oder unterschreiben alle auf einem herumgereichten Tablet?
• Gehört sie zum Eintrag oder liegt sie getrennt?
• Steht sie später auf dem erzeugten Dokument oder nur in der Oberfläche?
• In welchem Format liegt die fertige Liste vor, und lässt sie sich ohne dieses System noch öffnen?

Ob eine auf dem Display gezeichnete Unterschrift für Ihren konkreten Nachweiszweck genügt, beantwortet Ihr Auftraggeber oder Ihre Rechtsberatung, nicht der Softwareanbieter. Wer diese Frage pauschal beantwortet, verspricht etwas, das er nicht wissen kann.

Aufbewahren und wieder finden

Eine Liste, die sich später nicht mehr finden lässt, hilft nicht. Praktisch heißt das: ein Format, das ohne den Hersteller lesbar bleibt (PDF, für die Archivierung am besten PDF/A), eine Ablage, in der sich nach Kurs und Datum suchen lässt, und eine klare Regel, wann etwas gelöscht wird. Auch die Löschung gehört dazu: Teilnehmerdaten unbegrenzt aufzubewahren ist kein sicherer Weg, sondern ein eigenes Risiko.

Wie es bei Tutorix aussieht

Die Teilnehmer scannen den QR-Code am Aushang, tragen sich ein und unterschreiben auf dem eigenen Telefon. Die Unterschrift gehört zum Eintrag und steht auf der Anwesenheitsliste, die nach dem Kursabschluss entsteht. Die Liste liegt als PDF im Format für die Langzeitarchivierung vor, zusammen mit den Zertifikaten und der Feedback-Auswertung in einem Paket je Kurs. Die Einzelheiten stehen auf der Seite zur Teilnehmererfassung per QR-Code.