Teilnehmer erfassen per QR-Code. Ohne App und ohne Konto.

Bei der Anwesenheitsliste geht oft Zeit verloren: Der Zettel wird herumgereicht, unleserliche Handschrift muss entziffert werden, abends wird alles abgetippt, und ob wirklich alle unterschrieben haben, zeigt sich erst hinterher. Bei Tutorix tragen sich die Teilnehmer selbst per QR-Code am Handy ein. Nach dem Kursabschluss erstellt Tutorix daraus die Anwesenheitsliste.

Ein Aushang, ein Scan.

Der QR-Code wird als Aushang aufgehängt oder in der Präsentation gezeigt. Die Teilnehmer scannen ihn mit dem eigenen Handy, füllen das Formular aus und unterschreiben mit dem Finger auf dem Display. Lässt sich der QR-Code nicht scannen, etwa weil die Kamera am Handy streikt, kommen die Teilnehmer über einen kurzen Link zum Formular. Er steht auf dem Aushang direkt unter dem QR-Code und lässt sich leicht abtippen.

• Kein Konto. Teilnehmer registrieren sich nicht und vergeben kein Passwort.
• Keine App. Es läuft im Browser, den das Handy ohnehin hat.
• Automatisch gespeichert. Jede Eingabe wird im Hintergrund gesichert, auch ein Funkloch im Seminarraum kostet keine Daten.

Unterschrift. Direkt am Display.

Viele Auftraggeber und Förderstellen verlangen unterschriebene Anwesenheitslisten. Deshalb wird auf dem Display gezeichnet. Die Unterschrift gehört zum Teilnehmereintrag und steht später auf der Anwesenheitsliste, die Tutorix nach dem Kursabschluss erzeugt. Was dabei sonst zu beachten ist, steht im Ratgeber Anwesenheitsliste digital führen.

Eingaben prüfen und korrigieren.

Tutorix prüft die Eingaben. Vertippte E-Mail-Adressen wie gmial.com statt gmail.com fallen auf, weil Tutorix prüft, ob die Domain dahinter existiert. Doppelte Einträge werden nicht angenommen. Vergisst jemand das Absenden, holt der Dozent die Angaben mit einem Klick zurück, und der Teilnehmer schließt seine Anmeldung ab, solange die Erfassung offen ist.

Die Angaben der Teilnehmer lassen sich korrigieren, bis der Kurs archiviert wird. Die Unterschrift bleibt, wie sie geleistet wurde.

Erfassung schließen.

Nach dem Kurs wird die Erfassung mit einem Klick geschlossen. Wird das vergessen, schließt sie sich 24 Stunden nach Kursende von selbst. Danach kann sich niemand mehr in den Kurs eintragen.

Daten. Verschlüsselt, in Deutschland.

Name, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse und Unterschrift der Teilnehmer liegen verschlüsselt in der Datenbank, und jeder Kunde hat einen eigenen Schlüssel. Die Server stehen in einem Rechenzentrum in Deutschland. Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO wird direkt in der Anwendung abgeschlossen. Mehr dazu im Ratgeber Teilnehmerdaten und die DSGVO.