Kursverwaltung für Schulungen und Seminare. Alle Kurse an einem Ort.

Bei der Kursverwaltung geht es selten nur ums Anlegen von Kursen. Es geht darum zu wissen, wer im Raum saß, wer ein Zertifikat bekommt und welcher Dozent welchen Termin übernimmt, und das auch Monate später noch belegen zu können. Tutorix setzt an dieser Kette an und nicht bei der Buchung der Teilnehmer. Kurse, Termine und Dozenten liegen an einer Stelle, nach dem Kursabschluss entstehen daraus die Anwesenheitsliste und die Zertifikate.

Kurse anlegen. Ohne doppelte Einträge.

Ein Kurs wird in einem Formular angelegt: Datum, Uhrzeit, Ort, Einrichtung, Kurstyp, Dozent und Ansprechpartner. Steht derselbe Kurs bereits im System, weist Tutorix ihn ab. Als doppelt gilt ein Kurs mit gleichem Tag, gleichem Ort, gleicher Einrichtung, gleichem Kurstyp und gleicher Startzeit. Zwei Kurse am selben Tag im selben Haus bleiben möglich.

Schnittstelle. Kurse von außen anlegen.

Kurse lassen sich auch über die Schnittstelle (API) aus anderen Programmen anlegen. Der Zugang läuft über API-Tokens, die nur Administratoren verwalten.

Dozenten. Jeder an seinen Kursen.

Es gibt zwei Rollen. Administratoren dürfen alles: Kurse anlegen, bearbeiten und löschen, Unterlagen versenden, Einstellungen ändern sowie Benutzer und API-Tokens verwalten. Dozenten arbeiten nur in den Kursen, die ihnen zugewiesen sind. Sie bearbeiten Teilnehmer, sehen das Feedback und exportieren die Unterlagen. Kurse anlegen oder löschen können sie nicht.

Die Beschränkung gilt für jeden Zugriff, nicht nur in der Oberfläche. Wer mehrere Standorte oder freie Dozenten hat, muss deshalb keine Zugänge teilen. Die Zwei-Faktor-Anmeldung ist für Administratoren verpflichtend und für Dozenten empfohlen.

Dashboard. Was ansteht, auf einen Blick.

Das Dashboard zeigt die nächsten Termine und die zuletzt abgeschlossenen Kurse, nach Tagen gruppiert. Je Kurs stehen Teilnehmerzahl, Zahl der Feedbacks und Dozent dabei. Auch Offenes ist dort sichtbar, zum Beispiel eine Teilnehmererfassung, die noch läuft, oder ein Kurs ohne Abschluss.

Kursinhalte. Pflegen sich nebenbei.

Was beim Kursabschluss als Thema eingetippt wird, steht beim nächsten Mal zur Auswahl. Kurstypen und Themenvorschläge entstehen so im laufenden Betrieb, ohne eigene Pflege. Wiederkehrende Inhalte lassen sich zusätzlich als Standard hinterlegen und stehen dann in jedem neuen Kurs bereits da.

Kurs abschließen. Die Unterlagen entstehen von selbst.

Nach dem Kursabschluss erstellt Tutorix aus den Angaben der Teilnehmer die Anwesenheitsliste und alle Zertifikate. Der Versand an die Teilnehmer und an den Ansprechpartner läuft per Serienmail. Abgeschlossene Kurse werden automatisch archiviert und später gelöscht.

Wie die Teilnehmer erfasst werden, steht auf der Seite zur Teilnehmererfassung per QR-Code. Was auf dem Papier landet und wie es sich nachprüfen lässt, steht auf der Seite zu den Teilnehmerzertifikaten. Was eine Anwesenheitsliste enthalten muss, steht im Ratgeber Anwesenheitsliste digital führen.